Jorge Herrera en Línea

APRENDER A DELEGAR

Los gerentes, directores, profesionales, y todos los que ejercen tareas de gestión. en general, suelen coincidir en los siguientes puntos:

· Tienen más responsabilidades que tiempo para cumplirlas

· No pueden planificar y realizar cada tarea de la cual son responsables, por la razón anterior.

Si esto es así, deben evitar perder el tiempo en actividades que no se relacionan con la actividad gerencial. Su efectividad se mide en la habilidad para priorizar la distribución de tareas, desde una dirección por objetivos.

Existe algo muy claro: los gerentes que no delegan lo suficiente, descubren que nunca tienen tiempo suficiente para llevar a cabo su principal tarea: ¨Gerenciar sus equipos de trabajo¨.

Más muchas veces, ni siquiera saben los roles que realizan las personas que todos los días trabajan en puestos estratégicos. (y lo digo con todo respeto)

Delegar es algo más complejo que dar órdenes y luego desentenderse. Es necesario planificar con cuidado, comunicar claramente a los demás sus responsabilidades y expectativas. Es decir, qué se espera de la persona que ocupa un determinado rol. Si esto no está claro, se termina a la corta o larga con conflictos.

El proceso de delegar tiene cuatro etapas:

1. La preparación, es decir, la logística

2. La tarea de delegar

3. El seguimiento

4. La evaluación

Algunas consideraciones concretas a tener en cuenta en la Gestión:

· Usted como gerente/director, etc., debe reconocer que no está perdiendo el control sobre las funciones cuando asigna una tarea a los demás. Muy por el contrario, está cambiando el método de control en la gestión

· Al delegar gana tiempo para supervisar y planificar

· Significa estar dispuesto a confiar en la habilidad de los demás y a escuchar sus ideas

· Tendrá que decidir qué delegar y cómo será la gestión del control y la evaluación permanente de la tarea.

Algunos tipos de tareas que usted debería delegar son las siguientes:

1. Tareas recurrentes: son aquellas que se reiteran en forma cotidiana. Ejemplo: pasar en limpio un trabajo elaborado en una reunión, etc.

2. Trabajos detallados: son aquellos que requieren de una elaboración, con pocas tomas de decisión. No requieren de la habilidad gerencial y, por lo general, tienen un impacto directo sobre los resultados que usted trata de obtener.

3. Concurrencia a reuniones: dependerá de su importancia estratégica

Entre las tareas que usted no debería delegar se encuentran las siguientes:

· El proceso de delegación en sí mismo

· Las acciones disciplinarias

· El asesoramiento estratégico y los problemas morales

· La planificación estratégica de la institución

· Las tareas confidenciales

· Las situaciones complejas

Deberá tener en cuenta cuando usted delega a alguien alguna tarea:

1. La habilidad demostrada: deberá conocer el rendimiento de esa persona, su capacidad de trabajo en equipo, su habilidad para trabajar bajo presión y su motivación personal

2. El nivel de interés: necesita saber cuáles son sus intereses y objetivos profesionales de la persona a la cual le asignó una determinada tarea.

3. La carga de trabajo, pues, hay que considerar el tiempo de inversión de la tarea asignada.

Algunas Reflexiones finales:

1. He conocido muchas veces a excelentes profesionales que se desempeñaban como gerentes/directores, etc., que no podían quitarse de la cabeza la profundísima sensación de que nunca hacían lo suficiente y que debían dedicarse duramente a la gestión horas y horas. No podían cortar con su tarea.

Cuidado con esto, estimado lector, pues hace falta desarrollar otras actividades recreativas, la familia por sobre todo, compartir con los hijos, los amigos, los nietos, otras dimensiones de la vida, etc.

2. Tener cuidado con las reacciones irritables de las personas que ocupan un cargo. Bueno, creo que esto es válido para cualquier persona preguntarse por qué se enoja con facilidad. Ejemplo: he visto muchas veces en una discusión de trabajo entre un gerente/director y su empleado, porque éste le cuestiona algún tema. Me he dado cuenta, que el gerente/director no ha sabido diferenciar la autoridad que se ejerce y el tema en discusión. Es como un hijo que le cuestiona tal o cual proceder a su madre o padre. Y el adulto se enoja y aplasta y no deja ejercer la libertad interior de su hijo/a. Se entiende, hacia dónde está orientada la reflexión paciente y querido lector? Quita la creatividad y la confianza.

Y para terminar estas reflexiones, voy a compartir con ustedes lo que sostiene Anselm Grün:

¨Tú sólo puedes vivir si te adaptas y te integras¨

´Tú sólo puedes vivir si le pones límites a tu enojo, a tu angustia, a tu desconfianza, a los sentimientos de culpa¨.

Hay que cuestionarse a fondo por qué uno pierde el ánimo, la energía.

¡Vale la pena vivir en positivo y pro-activo frente a esta hermosa VIDA!

Fuentes:

Qué enferma y qué sana a los hombres. Grün

Harvard Business Review. Liderazgo. Mintzberg

Síntesis y diagramación Mg. Jorge Alberto Herrera